Urgent o important?

Per . Actualitzat el

urgent importantAquesta setmana comparteixo amb tu un petit truc per treure el màxim partit al teu temps. Urgent i important són dues paraules que s’acostumen a confondre. Sé que et semblarà estrany perquè no s’assemblen gaire, una comença per la lletra U i té dues síl·labes i l’altra comença per la lletra I i en té tres. Doncs sí, tens raó, no s’assemblen però cada dia trobo algú que les confon i, si em descuido, aquest algú sóc jo.

Per una banda tenim la idea d’URGENT, que seria com dir: s’ha de fer ja. Engloba totes aquelles coses que s’han de fer o volem fer abans d’un termini de temps molt pròxim, per exemple, he de reservar taula per aquesta nit. Això no vol dir que la tasca sigui imprescindible, només vol dir que, si la vols fer, l’has de fer ara. Per altra banda tenim la idea d’IMPORTANT, que seria com dir: s’ha de fer sí o sí. Engloba totes aquelles tasques que consideres vitals, bé per les conseqüències de no fer-les o perquè són una prioritat per tu. Les dues idees serveixen per classificar tasques, la primera per ordenar-les en el temps i la segona, segons el valor que tenen per tu. Com pots imaginar, una tasca pot ser urgent i important alhora (una apendicitis), potser només important (renovar el DNI), només urgent (agafar una trucada de telèfon del teu massatgista) o cap de les dues (penjar el quadre al menjador). Això t’ajuda a decidir què vols fer en cada moment i aprofitar el teu temps al màxim, sempre que no confonguis els conceptes. Quan t’arriba alguna cosa molt urgent necessita que responguis ràpidament, per això és urgent. Així que deixes tot el que estàs fent per solucionar-ho, ja tindràs temps de fer la resta de coses. El que passa és que al nostre dia a dia ens arriben moltes urgències  i si les atenem totes ens quedem sense temps per fer les coses importants.

Així que aquesta setmana et proposo un truc: quan se t’acudeixi una cosa que vols fer (o has de fer), apunta-la en una llista i posa-li nota d’urgència de l’1 al 10 (un 1 si no hi ha pressa i un 10 si l’has de fer ara mateix) i una nota d’importància (un 1 si no t’importa gens i un 10 si ho consideres imprescindible). Per exemple, fer la declaració de la renda, té un 10 en importància (no voldria acabar a la presó) però encara no és molt urgent perquè tinc un parell de mesos, així que li posaré un 4. Si veus que la nova tasca suspèn en els dos (menys d’un 5 d’importància i menys d’un 5 d’urgència), ja la pots descartar, no cal que la facis o ja la faràs el dia que et sobri temps. Si només aprova en urgència, no és important així que pots delegar la tasca perquè la faci una altra persona. Si només aprova en importància, no és urgent però s’ha de fer, posa a la teva agenda quin dia la faràs i aquell dia serà important i urgent. I si aprova les dues notes, és important i urgent, què esperes? Fes-la!