L’arxiu de la Xarxa Sanitària i Social de Santa Tecla, ubicat en dues naus al polígon tarragoní de Riuclar, aplega més de 400.000 historials mèdics d’usuaris atesos als centres sanitaris de les comarques del Tarragonès i el Baix Penedès dels quals 300.000 ja estan digitalitzats. Des de la seva posada en funcionament, ara fa gairebé una dècada, els responsables de l’arxiu han assolit el procés de digitalització de tota la informació clínica dels pacients, fet que avui en dia fa que la Xarxa de Santa Tecla sigui una de les institucions sanitàries pioneres en el tractament digitalitzat de la informació mèdica i de la història clínica compartida al sistema sanitari català.
El sistema de digitalització, que també contempla la conservació de la documentació original en format paper —d’aquí la necessitat de disposar de dues naus de grans dimensions—, permet a tots els facultatius de la Xarxa Sanitària i Social de Santa Tecla disposar de tota la informació necessària de tots els pacients des de qualsevol terminal de la quarantena de centres sanitaris i socials de la institució. Lluïsa Roldán, responsable de l’arxiu, ens explica que ‘això facilita molt la feina dels nostres metges, que a més d’oferir una atenció més ràpida també ho fan en base a una informació correcta i de primera mà’.

Actualment, l’arxiu de la Xarxa ja té digilitzada la documentació i ara es dedica a la millora de l’organització interna de l’arxiu i a digitalitzar cada dia la nova documentació que es genera als centres assistencials. Roldán ens confirma que el sistema emprat per la Xarxa compleix tots els requisits de protecció de dades marcats per la legislació actual.
Des de l’arxiu s’encarreguen també de la distribució i de la recollida de la documentació clínica de cada centre, ‘sempre en contenidors especials tancats amb clau que asseguren que els informes arriben a la destinació sense que ningú no autoritzat hagi pogut tenir-hi accés’.
La llei marca que els informes mèdics s’han de guardar fins a 20 anys, ‘motiu pel qual ara estem començant a destruir els historials mèdics d’aquelles persones que fa més de 25 anys que van morir’. A l’arxiu de la Xarxa de Santa Tecla es conserven històries clíniques que es remunten a l’any 1972.

‘Molt més que un arxiu’

L’àrea de Serveis de Suport Administratius de la Xarxa de Santa Tecla s’encarrega del centre d’atenció telefònica de la institució, de l’arxiu i del centre de tramitació de càrrecs i documentació.
A l’arxiu, a banda de tota la informació mèdica generada pels centres de la Xarxa de Santa Tecla —amb els hospitals del Vendrell i de Tarragona inclosos— es gestiona també tota la documentació administrativa de la institució (factures, contractes, etc.) i l’arxiu històric de l’Hospital de Santa Tecla, amb valuosos documents que daten del segle XVII.